Cada vez son más las tareas de las que debes hacerte cargo y por más que te organizas ¿sientes al final del día que ha sido poco productivo? Es una sensación incómoda, de frustración, enfado y produce falta de confianza en sí mismo. Piensas que da igual como lo hagas si al final no llegas a todo lo que necesitas llegar. En la entrada ¿Sientes que no te alcanza el tiempo? has descubierto la principal causa de la pérdida de tiempo, para recordarla te invito a visitar la entrada.
En la entrada de hoy te propongo algunas claves que te ayudan a gestionar tu tiempo de manera sencilla. Verás como estos simples trucos generan resultados mágicos en tu vida.
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1. Regresa a las notas
Tu memoria está lo suficientemente saturada de tareas, eventos, conversaciones, estímulos. Puedes echarle una mano. Realiza una lista de tareas diaria. Si la escribes a mano mucho mejor, estarás estimulando tu cerebro. Algo más sobre el tema puedes leerlo en la entrada ¿Mañanas agobiantes? Nunca más.
Igualmente, toma nota de las tareas que surjan de forma imprevista durante el día, de esa manera sabrás que ya estás prestando atención a ellas y será un tema menos en el que tienes que pensar.
Para que tu día sea muy productivo, ordena tus tareas de acuerdo a lo que es más prioritario. No hagas lo más divertido o sencillo en primer lugar. Haz aquello que es más relevante y que tiene peores consecuencias si no se lleva a cabo durante el día.
Finalmente, es recomendable revisar el listado del día y ver tachado todo lo que has conseguido hacer. Ese control visual produce sensación de satisfacción y logro.
Así mismo es valioso que puedas dar un vistazo la noche anterior a las actividades del día siguiente para programarte mejor y organizar mejor tu tiempo. Adicionalmente, tener claras las tareas importantes del día siguiente ayuda a dormir mejor.
2. Deja de dilatar
Si decides que tienes 3 horas para escribir una carta, te llevará tres horas. Si sabemos que tenemos más tiempo para una tareas, nos tomaremos todo el tiempo disponible. Empieza a acordar los plazos que te das para realizar cada tareas y haz lo que puedas y como te quede en el tiempo que definas. Por ejemplo, si tienes 3 horas para hacer la comida, elegirás una comida que te lleve 3 horas de elaboración. Sin embargo, si decides que tienes que hacer la comida en 45 minutos, tomarás decisiones que te permitirán tenerla lista en 45 minutos.
Hay actividades que te llevan más tiempo del que realmente necesitan, es una manera no consciente de llenar el día de actividades. Deja de dilatar las tareas y en el tiempo que te va quedando realiza actividades que te hagan disfrutar.
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3. Haz un uso inteligente de la tecnología
La tecnología no es buena ni mala, depende del uso que le das. Con respecto al manejo del tiempo tiene dos posibilidades. La primera puedes usar las distintas herramientas que te ayudan a gestionar el tiempo: programadores virtuales, alarmas, seguimientos al trabajo. Puedes leer más en 21 apps para aumentar tu productividad
De otro lado, puedes perder mucho tiempo, por ejemplo, en las redes sociales, por algo se llaman redes, no sólo porque conectan, también porque te pueden atrapar. Define una duración -cuánto tiempo- y una frecuencia -cuántas veces al día y en qué momento- para revisar tus redes sociales y el WhatsApp. De lo contrario, a lo largo del día estarás desperdiciando cantidades importantes de valioso tiempo.
Haz un experimento: durante el día cuenta cuántas notificaciones de WhatsApp recibes y de esas clasifica cuántas eran urgentes o inaplazables. Seguro que es menos del 2 ó 3 %, es decir, la inmensa mayoría podrían esperar.
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4. Pide ayuda
Has llegado hasta donde lo has hecho gracias a otros. Así que es necio pensar que hacemos todo solos. Pide ayuda. Si no la tienes tal vez no la has pedido o no a quien realmente puede dártela. Sólo no se puede llegar a todo. Si nadie hace las cosas como tú y por eso te tienes que hacer cargo de todo, entonces el problema es tuyo.
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5. Cada tarea en su momento
Evita llevar trabajo de la oficina a la casa, o de la casa al parque cuando vas con los peques, o cuando quedas con los amigos. Cada espacio tiene sus propias tareas y responsabilidades y es ahí donde se deben quedar.
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6. Tienes una lengua y dos orejas
Deja de perder el tiempo teniendo conversaciones innecesarias. Criticar, cotillear, hablar de la vida de los otros, criticar a tu familia, poner verde al vecino con tus amigos, todo esto te hace perder tiempo. Escucha el doble de lo que hablas, la naturaleza no puede estar equivocada, eso sí, escucha sólo aquello que te nutre y te hace mejor ser humano, esa es una buena dieta interior.
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7. No es No
La sobrecarga que tienes actualmente es el resultado de todas las ocasiones en las que has dicho que sí cuando necesitabas decir que no. Cada tarea que asumes sin tener la capacidad o la posibilidad de llevarla a cabo hace que pierdas mucho más tiempo, te frustra y te puede enfadar o entristecer.
Decide decir ‘no’ cuando no tengas tiempo suficiente o cuando seas incapaz de asumir la tarea que te pide realizar. Si crees que sólo tú puedes realizarla o que si no lo haces será el fin del mundo, te recomiendo que te lo hagas mirar.
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¿Has probado con alguna de éstas estrategias? Gracias por compartirnos tus propias experiencias.
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